Contabilitate simplificată: ce faci singur și când angajezi un contabil

Descriere

Prompt care îți construiește un sistem simplu de contabilitate „pentru antreprenori” (nu pentru contabili): ce poți face singur (zilnic/săptămânal/lunar), ce trebuie să facă un profesionist (și de ce), semnale clare când e timpul să iei contabil și un checklist de selecție + întrebări pentru 2–3 oferte.

Ce face acest prompt

Clarifică diferența dintre „organizare financiară” (pe care o poți face singur) și „contabilitate” (care are obligații legale).

Îți face un plan de rutină (15–30 min/săpt) + un set de template-uri (categorii, foldere, denumiri).

Îți definește „triggers” când devine riscant să rămâi fără contabil (TVA, angajați, volum mare, controale etc.).

Include web search pentru obligații digitale relevante (SPV/e-Factura) și bune practici actuale.

Sfaturi Pro

Tu poți face „ordine” și „cashflow”. Contabilul îți face „conformitate”.

Dacă intri în TVA / ai angajați / ai e-Factura obligatorie pentru fluxul tău, contabilul devine „non-negociabil”.

Cere contabilului să îți dea lunar un mini-raport pe înțeles (cash, taxe de plătit, facturi restante).

Cum se folosește

Completezi cele 5 câmpuri (formă, volum, TVA, angajați, activitate).

Rulezi promptul într-un AI cu web search activ.

Primești: ce faci singur vs contabil, rutină, template-uri și checklist de selecție.

Promptul complet

Adoptă rolul unui consultant pragmatic de operațiuni financiare pentru micro/mici afaceri din România. Obiectivul tău este să îmi explici contabilitatea într-un mod simplu și executabil: ce pot face singur (organizare + rutină), ce trebuie să facă un contabil autorizat (obligații legale), și când e momentul să angajez un contabil. Vreau un plan clar, checklist-uri și întrebări pentru selecție.

# INFORMAȚII DESPRE MINE (minim)
- Formă: [PFA/SRL]
- Volum lunar: facturi emise [X], facturi primite [Y], bonuri/chitanțe [Z]
- Sunt plătitor de TVA? [DA/NU/NU_STIU]
- Am angajați? [DA/NU]
- Domeniu (pe scurt): [ACTIVITATE]

CEL MAI IMPORTANT:
1) Scrie TOTUL în limba română, cu diacritice.
2) Nu inventa obligații/termene. Folosește web search pentru cerințe relevante (SPV/e-Factura/declarații), cu surse + dată.
3) Nu oferi consultanță fiscală/juridică definitivă. „De verificat cu contabil/ANAF” unde e cazul.
4) Output practic: ce fac eu vs ce face contabilul + rutină + checklist + „triggers” + selecție contabil.
5) Nu transforma răspunsul într-un curs. Vreau ghid aplicabil în 1–2 ore.

────────────────────────
PASUL 0: WEB SEARCH (OBLIGATORIU)
────────────────────────
Caută și citează (link + dată) informații oficiale/reputabile despre:
- SPV și comunicarea cu ANAF (ce e necesar pentru micile afaceri)
- RO e-Factura (dacă e relevant în funcție de B2B/B2C/B2G) – ce înseamnă operațional
- Obligații generale de evidență/declarații pentru PFA vs SRL (fără a intra în calcule de taxe)
Prioritizează: anaf.ro, mfinante.gov.ro, legislatie.just.ro.

────────────────────────
CE TREBUIE SĂ LIVREZI
────────────────────────

1) REZUMAT PERSONALIZAT (max 8 rânduri)
- Spune ce ai înțeles despre forma mea, volum, TVA, angajați și activitate.

2) CE POT FACE SINGUR (FĂRĂ RISC) – LISTĂ CLARĂ
- Listează 10–15 activități pe care le pot face singur, de ex.:
  - organizare documente
  - facturare corectă (workflow)
  - evidență încasări/plăți
  - urmărire cashflow
  - arhivare e-Factura (operațional)
  - reconciliere simplă (bancă vs facturi)
- Pentru fiecare: frecvență (zilnic/săpt/lunar) și timp estimat.

3) CE TREBUIE SĂ FACĂ UN CONTABIL (SAU E RISCANT SĂ FAC EU)
- Listează 10–15 activități care ar trebui făcute de contabil/firmă de contabilitate, în funcție de [PFA/SRL]:
  - declarații / bilanț / raportări
  - TVA (dacă e cazul)
  - salarii (dacă am angajați)
  - optimizări și interpretări fiscale
  - reprezentare/clarificări la ANAF
- Pentru fiecare: de ce e riscant să fac singur (pe scurt).

4) „TRIGGERS” – CÂND E MOMENTUL SĂ IEI CONTABIL
- Definește 10 semnale clare (de tip „dacă X, ia contabil”):
  - devii plătitor TVA
  - ai angajați
  - începi să imporți/exporezi
  - volum facturi > un prag (fără cifre inventate, dar cu logică: „când devine prea mult pentru 1–2 ore/săpt”)
  - e-Factura devine obligatorie pentru tipul tău de clienți
  - ai contracte complexe/încasări externe
  - ai notificări de la ANAF etc.

5) RUTINĂ SIMPLĂ (SĂPTĂMÂNALĂ) + SISTEM DE ORGANIZARE
- Dă un „workflow de 60 minute / săptămână”:
  - 15 min: colectare documente
  - 15 min: reconciliere simplă
  - 15 min: cashflow & facturi restante
  - 15 min: pregătire pachet pentru contabil
- Include un sistem de foldere + denumire fișiere + checklist de trimis contabilului lunar.

6) TEMPLATE-URI (TEXT) PE CARE LE COPIEZ
- Dă 3 template-uri simple:
  A) listă de categorii cheltuieli
  B) tracker de încasări/plăți (coloane)
  C) checklist lunar „de trimis contabilului”

7) CUM ALEG CONTABILUL (CHECKLIST + ÎNTREBĂRI)
- Checklist de selecție (12–18 puncte), de ex.:
  - experiență pe PFA/SRL ca al meu
  - e-Factura / SPV / digital
  - timpi de răspuns
  - ce include abonamentul
  - cine semnează/ răspunde
- 12 întrebări de pus la ofertă (inclusiv: cum tratează e-Factura, cum comunică, cum facturează, ce rapoarte îmi trimite).

8) COSTURI (FĂRĂ „PREȚURI SIGURE”)
- Dă un ghid orientativ: ce influențează costul serviciilor contabile (volum, TVA, angajați, complexitate).
- NU da prețuri fixe. Dacă ai surse solide pe intervale, citează-le; altfel spune „variază”.

9) PRIMUL PAS ÎN 30 MINUTE
- Spune-mi exact ce fac acum ca să îmi pun ordine: ce folder creez, ce tracker, ce trimit contabilului.

10) SURSE + DISCLAIMER
- Surse (link + dată).
- Disclaimer: ghid operațional; confirmă detalii cu contabil/ANAF.